Le transfert d’entreprise est une opération complexe mêlant une multitude de sujets et d’intervenants. C’est une grande responsabilité pour la personne en charge de cette opération dans l’entreprise!
Organisation rigoureuse, préparation méthodique, personnels qualifiés, matériels adaptés sont les facteurs clés de réussite de toute opération de transfert.
Pas de place à l’improvisation !!!! Voici les clés de la réussite et les erreurs à ne pas faire
Les problématiques à gérer en amont
- Les nouveaux locaux : surface, organisation des bureaux, signalétique, éclairage
Pour les très grosses opérations vous pouvez faire appel à un « space planneur » qui vous aidera à optimiser et à organiser votre nouvel espace de travail. - Le mobilier, identique ou neuf ou mix des 2
- Les travaux d’agencement à réaliser
- Les infrastructures :
- Electricité, téléphone, parking,
- L’informatique : réseau, branchements, compatibilité, climatisation
- La bureautique : photocopieurs, standard téléphonique,…
- L’administratif : assurances, courrier,…
- Espaces communs : salles de réunion, de restauration, archives
- Les aménagements extérieurs
- Le budget
Notre conseil : Au-delà de 50 postes de travail à déménager, vous entourer d’un « pilote transfert » qui coordonne les opérations et les différents intervenants (service proposé par LOGIMED).
La préparation :
- Finaliser les plans d’implantation
- Chiffrer l’opération
- Choisir les prestataires : transfert, informatique, bureautique, éclairage, travaux, mobilier, espaces verts
- Informer le personnel
Notre conseil : organiser dans les 6 mois précédant l’opération, un « cleanday » pour se débarrasser des documents et meubles obsolètes .
Règles de conservation des archives, en savoir plus
Organisation du déménagement J-45:
- Désignation des correspondants déménagement par service
- Réunion d’information avec la société de déménagement sélectionnée.
- Présentation du planning et de la méthodologie de repérage des mobiliers, cartons, matériels informatiques et divers.
Organisation du déménagement J-30:
- plans de déménagement précis poste par poste, équipement par équipement
- explication du système d’étiquetage des cartons/meubles si le personnel doit le faire lui-même
- identification des éléments non déménagés (à éliminer, à archiver ou autre suite à donner)
- fourniture du matériel d’emballage et d’étiquetage
Organisation du déménagement J-15/-10
- Réunion de contrôle avec chaque service, inventaire des particularités, présentations des plans codifiés.
- Diffusion des étiquettes de couleur pour le repérage des mobiliers, cartons et matériels informatiques.
- Vérification des emballages si fait en interne
- Coordination des intervenants
- Affichage des Plans codés d’implantation à destination des déménageurs .
- Définition d’un ordre de départ des services.
- Signalétique de déménagement dans les nouveaux locaux
Organisation du déménagement J
- Déménagement en suivant le planning près établi
- Suivi du timing en temps réel par le coordinateur (ou le pilote)
- Intervention des équipes de téléphonie et informatique (J ou J+1 en fonction de l’importance du déménagement)
Apres le déménagement
- Vérification des installations et de la conformité aux plans, réajustement si nécessaire grâce à la présence d’une équipe de déménageurs à disposition.
- Accueil du personnel dans les nouveaux locaux
- Elimination des éléments restants dans les anciens locaux
- Evacuation des emballages et déchets du chantier.
Nous vous souhaitons un excellent déménagement !
N’hésitez pas à nous consulter si vous voulez faire appel à un professionnel
Nous ferons de votre déménagement le premier succès de votre nouveau départ
Objectif : Installation enthousiaste, et dans les délais, de vos équipes et de leurs matériels dans leur nouvel espace de travail.
Nos « plus » :
- Notre totale implication dans votre projet
- Un suivi et une information client en temps réel
- Une grande expérience du sujet (voir nos références)
- Des prestations « sur mesure » adaptées à vos besoins.
- Une offre claire et compétitive.
Nos offres évoluent et s’adaptent à la taille et au budget de l’entreprise :
- Offre globale incluant le « pilote transfert », véritable chef d’orchestre de votre déménagement
- Offre partielle en « sur mesure » plus économique avec une partie des tâches réalisées par le client
Nous proposons également pour les entreprises
- Des espaces de stockage relais
- Des prestations de déplacements ponctuels de meubles ou archives
- Des opérations « cleanday » : récupération/recyclage/destruction de meubles ou archives obsolètes
Votre contact : Philippe Escurier
25 ans d’expérience dans le transfert d’entreprise
Téléphone : 06 95 70 16 64
philippe.escurier@logimed-france.com